Politique de confidentialité

Article 1 – Objet

La présente Politique a pour objet d'informer les utilisateurs de la plateforme Les RH du Quotidien sur les modalités de collecte, d'utilisation, de conservation et de protection de leurs données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679 et à la loi Informatique et Libertés.

Article 2 – Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :
SYMEORA, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 500 €.
Siège social : 88 rue Anatole France, 38100 Grenoble.
Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Grenoble sous le numéro 107 924 011 (SIREN 107 924 011).
Numéro de TVA intracommunautaire : FR13107924011.
Nom commercial : Les RH du Quotidien — site : lesrhduquotidien.fr.
Adresse électronique : contact@lesrhduquotidien.fr

Article 3 – Principes généraux

Symeora s'engage à collecter uniquement les données nécessaires, à les utiliser pour des finalités déterminées, à garantir leur confidentialité, à limiter leur durée de conservation, à permettre l'exercice des droits des personnes et à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées.

Article 4 – Données collectées

Selon les services utilisés, Symeora peut collecter :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse électronique, photo de profil, entreprise, fonction, ville/pays, informations renseignées dans le profil ;
• Données de compte : identifiant, historique des connexions, préférences et paramètres ;
• Données d'abonnement : formule souscrite, dates de souscription et de renouvellement, historique des paiements et des résiliations, factures ;
• Données d'événements : inscriptions, participations aux ateliers, sessions de codéveloppement et conférences ;
• Données publiées : publications, commentaires, messages, ressources partagées, réponses aux autres membres ;
• Données d'usage de la boîte à outils : modèles consultés et téléchargés, date et heure de l'action, version du document concerné ;
• Données de prospects et utilisateurs de services gratuits : prénom, nom le cas échéant, adresse électronique, informations nécessaires au service demandé, réponses fournies dans le cadre d'un diagnostic ou d'une inscription, et choix relatifs aux communications et au suivi des e-mails ;
• Données techniques : adresse IP, navigateur, système d'exploitation, données de navigation, statistiques de connexion ;
• Données audiovisuelles : image, voix, nom affiché et interventions des participants lors des ateliers et sessions enregistrés (replays).

Article 5 – Origine et caractère obligatoire des données

Les données sont principalement collectées directement auprès de vous lorsque vous créez votre compte, complétez votre profil, souscrivez un abonnement, participez aux services ou contactez Symeora. Certaines données peuvent également être générées automatiquement lors de l'utilisation de la plateforme (par exemple l'adresse IP) ou transmises à Symeora par les prestataires intervenant dans la fourniture du service, notamment les informations nécessaires à la confirmation et au suivi des paiements (Stripe).
Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires — notamment l'adresse électronique et les informations nécessaires à la création du compte, à l'authentification et à la souscription — sont indispensables à la fourniture du service. À défaut de les fournir, Symeora ne peut pas créer le compte, gérer l'abonnement ou fournir les services concernés. Les autres informations (photo de profil, ville, éléments de profil complémentaires) sont facultatives et n'ont pas d'incidence sur l'accès au service. Pour les membres, les nom et prénom sont obligatoires : ils les identifient auprès des autres membres abonnés (article 8). La fonction, la ville et la présentation sont facultatives.

Article 6 – Données sensibles et confidentialité des échanges

Les RH du Quotidien n'a pas vocation à collecter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD.

Les membres s'engagent à présenter systématiquement les situations professionnelles évoquées de façon à ne pas permettre l'identification des personnes ou des organisations concernées (ne pas citer de nom, remplacer par « un salarié », « une manager »…) et à ne pas communiquer de données personnelles relatives à des tiers — en particulier des salariés qui ne sont pas membres de la plateforme — sans base légale appropriée.
Si de telles données étaient malgré tout transmises, Symeora se réserve le droit de modérer, masquer ou supprimer le contenu concerné, et invite tout membre à signaler une telle situation à contact@lesrhduquotidien.fr afin qu'il y soit remédié dans les meilleurs délais.

Article 7 – Finalités et bases légales

Symeora traite les données pour les finalités suivantes. Pour chacune sont précisés les données concernées, la base légale et, lorsqu'elle est invoquée, la nature de l'intérêt légitime poursuivi.

Gestion des comptes et abonnements

• Données : identification, compte, abonnement.
• Finalité : création et gestion du compte, accès aux services, renouvellement, résiliation.
• Base légale : exécution du contrat.

Gestion des paiements et facturation

• Données : abonnement, factures, historique des paiements et impayés.
• Finalité : encaissement, facturation, recouvrement, comptabilité.
• Base légale : exécution du contrat et respect d'obligations légales (obligations comptables et fiscales).

Animation de la communauté

• Données : compte, données d'événements, données publiées.
• Finalité : accès aux espaces collaboratifs, ateliers, événements, modération.
• Base légale : exécution du contrat.

Mise en relation et identification des membres dans la communauté

• Données : nom, prénom et, lorsqu'ils sont renseignés par le membre, fonction, ville et présentation ; données publiées dans les espaces d'échange.
• Finalité : permettre aux membres abonnés de s'identifier et d'échanger entre eux, notamment au moyen de l'annuaire de la communauté, et identifier l'auteur des contenus publiés dans les espaces d'échange.
• Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD), la mise en relation et les échanges entre membres faisant partie du service proposé.

Conservation des publications après la fin de l'abonnement

• Données : contenus publiés par l'ancien membre dans les espaces d'échange, affichés sans ses nom, prénom, fonction ni ville.
• Finalité : préserver la continuité, la cohérence et l'utilité des échanges pour les membres de la communauté.
• Base légale : intérêt légitime de Symeora à préserver la continuité et la valeur des échanges de la communauté. Cet intérêt est mis en balance avec les droits de l'ancien membre : son identité n'est plus affichée, les contenus restent réservés aux membres abonnés, et il peut exercer ses droits d'opposition et d'effacement dans les conditions de l'article 14.

Enregistrement des ateliers et mise à disposition des replays

Formats concernés

• les « Ateliers Flash RH enregistrés » font l'objet d'un enregistrement et peuvent donner lieu à un replay monté ou commenté, réservé aux membres abonnés ;
• les « Cercles confidentiels » ne sont pas enregistrés et ne donnent lieu à aucun replay ;
• le caractère enregistré ou non de la session est indiqué avant l'inscription et rappelé au début de celle-ci.

Données

• pour les Ateliers Flash RH enregistrés : données audiovisuelles des participants (image, voix, nom affiché et interventions) ;
• les situations professionnelles exposées peuvent contenir des informations relatives à l'exposant ou à des tiers ;
• les participants sont invités à ne communiquer aucun nom ni détail qui ne serait pas nécessaire à la compréhension de la situation et qui permettrait d'identifier un salarié, un candidat, un client, une entreprise ou toute autre personne.
• Finalité : enregistrer les Ateliers Flash RH enregistrés et en proposer un replay monté ou commenté aux seuls membres disposant d'un abonnement en cours.

Bases légales

• exécution du contrat pour la mise à disposition des replays aux membres abonnés ;
• consentement du participant pour l'utilisation, dans la version publiée du replay, de son image, de sa voix, de son nom affiché ou d'une intervention permettant de l'identifier ;
• lorsque la situation professionnelle présentée par l'exposant demeure susceptible de lui être rattachée malgré le montage et les transformations apportées, sa publication dans le replay fait également l'objet d'un accord spécifique de l'exposant.

Choix des participants

• lors de l'inscription, chaque participant choisit librement, sans case précochée, s'il accepte ou non que son image, sa voix, son nom affiché et ses interventions permettant de l'identifier apparaissent dans le replay ;
• le refus n'empêche pas de participer à l'atelier ;
• les passages dans lesquels un participant n'ayant pas donné son accord est identifiable sont retirés ou rendus méconnaissables avant la mise à disposition du replay ;
• le participant peut également participer caméra coupée, couper son micro lorsqu'il ne souhaite pas intervenir et utiliser un nom affiché ne permettant pas son identification par les autres participants, sous réserve des nécessités d'organisation de l'atelier.

Situation de l'exposant

• lorsque le replay présente une situation professionnelle qui demeure reconnaissable ou susceptible d'être rattachée à l'exposant, Symeora recueille son accord spécifique après l'atelier et avant la publication du replay ;
• à défaut d'accord, Symeora ne publie pas la situation sous une forme permettant de la rattacher à l'exposant ; elle ne peut conserver dans le replay que des enseignements suffisamment généralisés ou transformés pour ne plus permettre ce rattachement.

Retrait

• le consentement relatif à l'image, à la voix, au nom affiché ou aux interventions, ainsi que l'accord de l'exposant, peuvent être retirés à tout moment, aussi simplement qu'ils ont été donnés : depuis le profil pour les membres, au moyen du lien prévu à cet effet, ou en écrivant à contact@lesrhduquotidien.fr ;
• Symeora retire alors, ou rend méconnaissables, les passages concernés dans les meilleurs délais ;
• le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant celui-ci.
• Preuve : le choix exprimé, sa date et la version du texte présenté sont conservés afin de pouvoir en apporter la preuve, pour la durée prévue à l'article 12.

Données sensibles

• les participants sont invités à ne communiquer aucun nom ni information sensible permettant d'identifier un tiers, notamment concernant sa santé, son handicap, son appartenance syndicale, ses opinions politiques, ses convictions religieuses ou philosophiques, sa vie sexuelle ou son orientation sexuelle ;
• lorsqu'il est prévisible que l'exposé d'une situation nécessite d'évoquer une donnée relevant des catégories particulières visées à l'article 9 du RGPD concernant une personne identifiable, cette séquence n'est pas enregistrée. L'enregistrement commence ou reprend après reformulation de la situation, de manière à ne plus faire apparaître cette donnée concernant une personne identifiable ;
• si une telle information apparaît incidemment malgré cette consigne, Symeora interrompt l'enregistrement dès que possible et invite le participant à reformuler la situation avant la reprise ;
• une donnée relevant de l'article 9 du RGPD concernant un tiers identifiable n'est pas reprise dans le replay publié. Le passage concerné est retiré ou transformé au montage, de manière à ce que la personne concernée ne soit plus identifiable. Cette règle s'applique même lorsque le participant qui s'exprime a accepté d'apparaître dans le replay ;
• l'enregistrement brut n'est utilisé que pour la préparation du replay. Son accès est limité aux personnes strictement nécessaires à cette opération et, dans l'organisation actuelle, à Sabrina Rolland. Aucune transcription automatique n'est réalisée. L'enregistrement brut est supprimé dès que le montage a été vérifié et, en tout état de cause, dans le délai maximal prévu à l'article 12.

Montage et confidentialité

• le montage est réalisé par Symeora sans recours à un service en ligne externe de montage, de floutage ou de transformation de la voix ;
• les membres ayant accès aux replays restent soumis aux obligations de confidentialité prévues par la Charte de communauté.

Podcast et chaîne YouTube « Jamais seul en RH »

Symeora publie des contenus éditoriaux sur le podcast et la chaîne YouTube « Jamais seul en RH », diffusés publiquement. Ces contenus prennent deux formes distinctes.

1. Épisodes thématiques ou composites

Principe

• Symeora peut tirer des enseignements généraux des Ateliers Flash RH et les croiser avec d'autres ateliers, son expérience professionnelle et d'autres sources, afin de créer des épisodes thématiques ou des situations composites ;
• ces épisodes ne reprennent aucun extrait audio ou vidéo des ateliers et ne reproduisent pas les interventions individuelles des participants.

Données et préparation

• Symeora peut prendre, pendant ou immédiatement après l'atelier, des notes limitées au thème, à la question générale et aux enseignements utiles, en vue de la création éventuelle de contenus thématiques ou composites ;
• ces notes éditoriales ne reprennent pas les noms des personnes ou organisations, les dates ou effectifs précis, les faits rares permettant une réidentification, les interventions individuelles des participants, ni les données relevant des catégories particulières visées à l'article 9 du RGPD ;
• elles ne sont considérées comme anonymisées qu'après vérification qu'elles ne permettent pas raisonnablement d'individualiser une personne, de relier entre elles des informations permettant de l'identifier, ou d'en déduire son identité ou celle d'une personne concernée par la situation ;
• aucune transcription automatique n'est réalisée pour cette finalité, et les enregistrements réalisés pour la préparation des replays ne sont pas réutilisés comme base documentaire pour la préparation des épisodes thématiques ou composites ;
• les Cercles confidentiels ne font l'objet d'aucune prise de notes éditoriales destinée à la création de contenus publics ou de replays.

Base légale

• intérêt légitime de Symeora à créer des contenus pédagogiques et éditoriaux à partir des enseignements généraux de son activité ;
• cet intérêt a été mis en balance avec les droits et libertés des personnes concernées : notes minimisées dès leur prise, aucune transcription, aucune reprise d'intervention individuelle, aucune donnée de l'article 9, anonymisation vérifiée ;
• toute personne peut s'opposer à ce traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière, dans les conditions de l'article 14.

Contenu publié

• le contenu final est conçu de manière à ne pas permettre raisonnablement d'isoler une personne, de relier entre elles des informations permettant de l'identifier, ou d'en déduire son identité ou celle d'une personne concernée par la situation ;
• lorsqu'un niveau suffisant d'anonymisation ne peut pas être atteint, le contenu n'est pas publié sous la forme d'un épisode thématique ou composite.

2. Épisodes tirés d'un cas réel

Principe

• un Atelier Flash RH peut inspirer un épisode consacré à une situation professionnelle réelle lorsque la personne qui l'a exposée y consent spécifiquement ;
• l'épisode est raconté par Sabrina Rolland, avec sa seule voix et sa seule image ;
• aucun extrait audio ou vidéo de l'atelier n'est utilisé, ni aucune intervention individuelle d'un autre participant, même sous une forme reformulée ;
• seuls des enseignements généraux issus du travail collectif peuvent être intégrés à l'analyse, sans attribution et sans permettre d'identifier leur auteur.

Mesures de dé-identification

• le prénom de l'exposant est remplacé ;
• les éléments de contexte non nécessaires sont supprimés, généralisés ou modifiés afin de réduire le risque de réidentification ;
• le script est relu pour qu'aucune autre personne évoquée (dirigeant, collègue, salarié) ne puisse être identifiée ;
• aucune donnée relevant de l'article 9 du RGPD concernant un tiers identifiable n'apparaît dans le script publié : le consentement de l'exposant ne vaut pas consentement du tiers concerné ;
• ces transformations ne sont pas présentées comme garantissant l'anonymat : l'exposant est expressément informé qu'une personne connaissant déjà directement la situation pourrait éventuellement la reconnaître.
• Base légale : la préparation et la publication d'un épisode tiré d'un cas réel reposent sur le consentement de l'exposant, recueilli en deux temps :
• l'exposant donne d'abord, après l'atelier, son accord pour la préparation d'un épisode à partir de sa situation ;
• il reçoit ensuite le script destiné à être publié et donne son accord écrit sur cette version avant toute publication ;
• à défaut de l'un de ces accords, l'épisode n'est pas publié.
• Préparation : le script est préparé par Symeora à partir de ses notes et, si nécessaire, d'une revue ponctuelle de l'enregistrement destiné au replay, avec ses outils internes (article 9), puis relu. Aucune transcription automatique n'est réalisée.

Pour les deux formes

• Destinataires : le public, via YouTube (Google) et les plateformes de podcast.

Retrait (épisodes tirés d'un cas réel)

• l'exposant peut retirer son consentement à tout moment, par le lien de retrait ou en écrivant à contact@lesrhduquotidien.fr ;
• avant publication, le projet est abandonné ou modifié ;
• après publication, Symeora retire l'épisode des plateformes qu'elle contrôle dans les meilleurs délais ; elle ne peut pas garantir la suppression des copies réalisées par des tiers avant ce retrait.

Assistance technique

Lorsque vous signalez un problème depuis l'onglet « Assistance », nous collectons la catégorie et le niveau d'urgence choisis, votre description, la capture d'écran que vous joignez le cas échéant, la page d'où vous venez ainsi que des informations techniques sur votre navigateur et votre appareil. Ces données servent uniquement à traiter votre signalement et à vous répondre. Ce traitement repose sur l'exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD). Elles sont hébergées avec la plateforme dans l'Union européenne (Paris). Pour traiter votre demande et vous répondre, Symeora utilise ses outils d'automatisation et de messagerie (Make et Google Workspace). Une notification interne peut également être adressée via Brevo. Un tableau de suivi interne (Notion) reçoit uniquement la catégorie, l'urgence, le statut et la date du signalement, sans votre nom, votre adresse e-mail ni votre description. Les signalements sont conservés 24 mois après leur résolution ; les captures d'écran sont supprimées 6 mois après la résolution. Vous pouvez à tout moment demander leur effacement.

Signalement de contenus

Deux dispositifs permettent de signaler une publication (fil d'actualité, question ou réponse du forum) :

• Signalement communautaire : un membre connecté peut signaler une publication qu'il estime contraire à la Charte de communauté ou aux CGU (par exemple : propos irrespectueux, publicité, non-respect de la confidentialité des échanges). Nous collectons son identité de membre, la publication concernée, le motif choisi, son commentaire éventuel et la date du signalement.
• Notification de contenu illicite : toute personne, membre ou non, peut nous notifier un contenu qu'elle considère comme illicite, au moyen du formulaire « Signaler un contenu illicite » accessible sans compte. Nous collectons son nom, son adresse électronique, la localisation précise du contenu, l'explication fournie, sa déclaration de bonne foi et la date de la notification.

Ces données servent uniquement à accuser réception, à examiner le signalement, à prendre et tracer la décision de modération, et à en informer les personnes concernées. L'identité de la personne qui signale n'est jamais communiquée à l'auteur de la publication, sauf obligation légale ou demande d'une autorité compétente. Lorsque la publication est masquée ou modifiée, son auteur est informé par e-mail de la décision et de ses motifs, et peut la contester en répondant à ce message.

Base légale : respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD), pour le traitement des notifications portant sur des contenus considérés comme illicites dans le cadre du mécanisme prévu par l'article 16 du règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques ; exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) pour les opérations de modération nécessaires à l'application des CGU et de la Charte de communauté ne relevant pas de cette obligation légale.

Les données sont hébergées avec la plateforme dans l'Union européenne (Paris). Pour accuser réception, notifier les décisions et prévenir l'équipe de modération, Symeora utilise ses outils d'automatisation et de messagerie (Make et Google Workspace). Les signalements et notifications sont conservés 12 mois après la clôture de leur traitement.

Boîte à outils

• Données : consultations et téléchargements des modèles.
• Finalité : donner accès aux modèles, mesurer leur usage afin de prioriser les créations et les mises à jour, et prévenir les usages non conformes aux conditions générales d'utilisation.
• Base légale : exécution du contrat pour la mise à disposition des modèles ; intérêt légitime de Symeora à connaître l'usage de sa boîte à outils et à protéger ses contenus. Cet intérêt est mis en balance avec les droits des membres, qui peuvent exercer leur droit d'opposition dans les conditions de l'article 14.

Communication et information liées au service

• Données : identification, compte.
• Finalité : informations relatives à l'abonnement, aux services et à leur évolution (messages transactionnels et de service).
• Base légale : exécution du contrat.

Envoi du guide gratuit

• Données : prénom, adresse électronique, choix relatif aux actualités.
• Finalité : vous adresser le guide que vous avez demandé.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD), exprimé par votre demande d'envoi du guide. L'inscription aux actualités constitue un choix distinct et facultatif.
• Conservation : les données propres à votre demande ne sont pas conservées au-delà de l'envoi du guide. Vos coordonnées (prénom, nom le cas échéant, adresse électronique) peuvent ensuite être utilisées dans les conditions décrites à la rubrique « Développement de l'activité et prospection » et sont alors conservées trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif (voir l'article 12, « Prospects »).

Inscription aux ateliers gratuits

• Données : prénom, nom, adresse électronique, fonction (facultative), atelier choisi, choix relatifs aux actualités et à la mesure d'ouverture et de clic.
• Finalité : gérer votre inscription à un Atelier Flash RH gratuit, vous envoyer la confirmation, le lien de participation et les rappels, et vous proposer de partager une situation pour l'atelier.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD), exprimé par votre inscription. L'envoi d'actualités ou de prospection après l'atelier constitue un traitement distinct, décrit ci-dessous.
• Conservation : l'atelier choisi est conservé trois mois après la date de l'atelier. Vos coordonnées (prénom, nom, adresse électronique) et votre fonction peuvent ensuite être utilisées dans les conditions décrites à la rubrique « Développement de l'activité et prospection » et sont alors conservées trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif (voir l'article 12, « Prospects »).

Diagnostic RH en ligne

• Données : prénom, adresse électronique, réponses au questionnaire, résultat calculé, choix relatifs aux actualités et à la mesure d'ouverture et de clic, type de navigateur et d'appareil.
• Finalité : calculer votre résultat et vous le transmettre.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD), exprimé par votre demande de diagnostic. L'inscription aux actualités constitue un choix distinct et facultatif.
• Conservation : vos réponses au questionnaire et votre résultat sont conservés douze mois à compter de la réalisation du diagnostic. Vos coordonnées (prénom, nom le cas échéant, adresse électronique) peuvent ensuite être utilisées dans les conditions décrites à la rubrique « Développement de l'activité et prospection » et sont alors conservées trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif (voir l'article 12, « Prospects »).

Liste d'attente de l'ouverture

• Données : prénom, adresse électronique.
• Finalité : enregistrer votre demande et vous informer de l'ouverture du service concerné.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD). Le consentement peut être retiré à tout moment. L'inscription à la liste d'attente ne vaut pas consentement à recevoir les actualités ou la prospection de Symeora, qui fait l'objet d'un choix distinct.
• Conservation : jusqu'au retrait du consentement, et au plus tard trois ans à compter de l'inscription (voir l'article 12, « Prospects »).

Envoi des actualités

• Finalité : vous adresser les actualités des RH du Quotidien lorsque vous avez choisi de les recevoir.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD). Le consentement peut être retiré à tout moment.

Développement de l'activité et prospection

• Données : données d'identification et de contact, statut de client ou prospect et préférences de communication.
• Finalité : informer les personnes qui l'ont accepté des nouveaux services, offres ou communautés proposés par Symeora et, dans les cas autorisés par la réglementation, adresser sans consentement préalable des sollicitations commerciales aux clients pour des produits ou services analogues fournis par Symeora ou aux professionnels pour des offres en rapport avec leur activité professionnelle.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD) lorsque celui-ci est requis ; intérêt légitime de Symeora à développer son activité (article 6.1.f du RGPD) lorsque la prospection sans consentement préalable est autorisée. Dans ce dernier cas, la personne est informée de cette utilisation et dispose d'un moyen simple et gratuit de s'y opposer, notamment lors de la collecte lorsque la réglementation l'exige, ainsi que dans chaque message de prospection. Chaque destinataire peut s'opposer à tout moment à la prospection, sans avoir à se justifier, notamment en écrivant à contact@lesrhduquotidien.fr.

Mesure d'ouverture et de clic des e-mails

Lorsque vous y avez consenti (case facultative dans nos formulaires et dans votre profil), Symeora peut mesurer individuellement l'ouverture de ses e-mails d'information et de prospection et l'utilisation des liens qu'ils contiennent. Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 de la loi Informatique et Libertés). Sans votre consentement, aucune mesure d'ouverture ou de clic n'est réalisée sur les e-mails qui vous sont adressés, y compris sous forme anonymisée ou agrégée. Les e-mails automatiques (confirmations, rappels, envoi de documents, réponses à vos demandes) sont envoyés via la messagerie de Symeora, sans pixel ni lien de suivi. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis votre profil ou en écrivant à contact@lesrhduquotidien.fr.

Gestion des demandes d'exercice des droits

• Données : coordonnées et informations nécessaires à l'identification de la personne et au traitement de sa demande ; contenu de la demande, échanges et réponse apportée ; justificatif d'identité uniquement lorsqu'il est nécessaire de lever un doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
• Finalité : recevoir, instruire et répondre aux demandes d'exercice des droits prévus par la réglementation sur la protection des données, et conserver la preuve de leur traitement.
• Base légale : obligation légale (article 6.1.c du RGPD), résultant notamment des articles 12 à 22 du RGPD.
• Conservation : voir l'article 12, « Demandes d'exercice des droits ».

Article 8 – Destinataires des données

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées : la Présidente de Symeora, les prestataires techniques assurant le fonctionnement de la plateforme, les intervenants mandatés pour l'animation d'ateliers ou d'événements, et les prestataires administratifs, comptables ou juridiques. L'accès est limité aux données strictement nécessaires, sous obligation de confidentialité. Symeora ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers.
Visibilité entre membres. Les membres ayant accès aux services ont accès à un annuaire de la communauté. Chaque membre dont l'abonnement est en cours y apparaît avec ses nom et prénom ainsi que, lorsqu'il choisit de les renseigner, sa fonction, sa ville et la présentation figurant dans son profil. La suspension de l'accès d'un membre, notamment en cas d'impayé, ne retire pas sa fiche de l'annuaire tant que son abonnement n'a pas pris fin. La Présidente de Symeora, qui anime la communauté, y figure également. Son adresse électronique, son numéro de téléphone, son entreprise ainsi que ses données d'abonnement et de paiement ne sont pas affichés dans l'annuaire.
Les contenus publiés par un membre dans les espaces d'échange (notamment publications, questions et réponses) sont visibles des autres membres ayant accès aux services et sont affichés, pendant la durée de son abonnement, avec ses nom et prénom ainsi que sa fonction et sa ville lorsqu'elles sont renseignées.
L'annuaire et les publications ne sont pas accessibles aux visiteurs non connectés. Lorsque l'abonnement d'un membre prend fin, il cesse d'apparaître dans l'annuaire et ses nom et prénom, sa fonction et sa ville ne sont plus affichés avec ses publications, qui apparaissent sous la mention « Membre RH ». Le texte des publications peut toutefois être conservé afin de préserver la cohérence des échanges ; les demandes d'effacement ou d'anonymisation de contenus permettant encore d'identifier leur auteur sont traitées dans les conditions prévues à l'article 14.
Pour toute question relative à cette visibilité ou pour exercer les droits prévus à l'article 14, le membre peut contacter Symeora à l'adresse contact@lesrhduquotidien.fr.
Les replays des ateliers sont accessibles aux seuls membres disposant d'un abonnement en cours ; ils ne sont pas publiés en accès libre. Les épisodes du podcast et de la chaîne YouTube « Jamais seul en RH » sont publics (voir article 7).

Article 9 – Sous-traitants et prestataires

Symeora recourt notamment aux prestataires suivants pour les besoins de son activité. Les relations avec les prestataires traitant des données pour le compte de Symeora sont encadrées conformément aux exigences du RGPD :

• Supabase — base de données, gestion des comptes et authentification (hébergement des données en France, région Paris, au sein de l'Union européenne) ;
• Lovable (Lovable Labs) — hébergement de l'application (sites Les RH du Quotidien) ;
• Stripe (Stripe Payments Europe, Irlande) — traitement sécurisé des paiements ; pour la lutte contre la fraude et le respect de ses propres obligations légales, Stripe agit également en qualité de responsable de traitement ;
• Make (Celonis) — automatisations entre outils (plateforme hébergée dans l'Union européenne) ;
• Brevo — gestion des contacts, envoi des e-mails d'information et de prospection, envoi de certaines notifications internes et, pour les seules personnes qui y ont consenti, mesure de l'ouverture de ces e-mails et de l'utilisation des liens qu'ils contiennent ;
• Google Workspace (Google) — messagerie contact@lesrhduquotidien.fr, envoi des e-mails automatiques via Make (confirmations, rappels, documents contractuels et réponses aux demandes), stockage des documents et des modèles de la boîte à outils et visioconférence des ateliers via Google Meet, ainsi que l'enregistrement des Ateliers Flash RH enregistrés ; YouTube (Google), pour la diffusion publique des épisodes « Jamais seul en RH » ;
• Notion (Notion Labs) — outil interne d'organisation de Symeora, notamment pour le suivi des demandes de modèles envoyées depuis la plateforme et le suivi des contacts ;
• Anthropic (Claude) — outil d'assistance utilisé par Symeora pour son administration interne (traitement des e-mails, préparation de documents, gestion de la plateforme) ; Anthropic ne traite les données que pour fournir ce service ;
• Dougs — facturation électronique et comptabilité ;
• Vimeo (Vimeo.com, Inc.) — hébergement et lecture des replays vidéo des ateliers ; les vidéos sont masquées sur vimeo.com et ne peuvent être lues que depuis la plateforme Les RH du Quotidien.

Selon les traitements concernés, ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants de Symeora, dans le cadre de ses instructions, ou, lorsque la nature de leurs propres traitements l'impose, en qualité de responsables de traitement distincts (c'est notamment le cas de Stripe pour la lutte contre la fraude et ses obligations légales).
L'outil Anthropic mentionné ci-dessus est un outil interne de Symeora. À ce jour, aucun assistant d'intelligence artificielle n'est proposé aux membres sur la plateforme et aucun outil de mesure d'audience tiers n'est utilisé. Le lecteur vidéo Vimeo est configuré avec l'option « Do Not Track » afin de limiter les données de suivi et de mesure d'audience collectées lors de la lecture. Si un nouveau prestataire ou un nouveau service (notamment un assistant IA) venait à être ajouté, la présente politique serait mise à jour (rôle, données transmises, localisation, garanties) avant sa mise en service.

Article 10 – Transferts hors Union européenne

La base de données, les comptes membres et l'authentification sont hébergés en France (Supabase, région Paris), au sein de l'Union européenne.
Certains prestataires sont susceptibles de traiter certaines données en dehors de l'Union européenne, ou d'y donner accès :

• Supabase, dont les équipes techniques et de support peuvent accéder aux données depuis les États-Unis pour assurer la maintenance du service ;
• Lovable Labs Incorporated (société de droit américain), qui héberge l'application et la diffuse via un réseau de serveurs répartis dans le monde : à ce titre, les données techniques de connexion (adresse IP, données de navigation) peuvent transiter hors de l'Union européenne ;
• Stripe, dans le cadre du traitement des paiements ;
• Make, dont le contrat est conclu avec Celonis, Inc. (États-Unis), la plateforme restant hébergée dans l'Union européenne ;
• Brevo, pour certains de ses sous-traitants techniques (réseau de diffusion, support) ;
• Google (Google Workspace), Notion Labs, Inc. et Anthropic (sociétés de droit américain), pour les outils internes décrits à l'article 9 ;
• Vimeo.com, Inc. (société de droit américain), qui héberge les replays vidéo des ateliers : les enregistrements (image, voix et interventions des participants) ainsi que les données techniques de lecture (adresse IP) sont traités hors de l'Union européenne.

Ces transferts sont encadrés conformément au chapitre V du RGPD, au moyen des clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, du cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) reconnu par une décision d'adéquation de la Commission européenne.
Tout utilisateur peut obtenir des informations sur ces garanties, ou en demander une copie, en écrivant à contact@lesrhduquotidien.fr. Symeora privilégie, lorsque c'est possible, des solutions hébergées dans l'Union européenne.

Article 11 – Décisions automatisées et profilage

Symeora ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l'égard des utilisateurs ou les affectant de manière significative, au sens de l'article 22 du RGPD, et ne réalise pas de profilage à de telles fins.

Article 12 – Durée de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies, puis supprimées ou anonymisées :

• Compte actif : les données sont conservées tant que le compte est actif.
• Après la fin de l'abonnement, notamment par résiliation, résolution ou expiration, ou à la suite d'une demande de suppression lorsque celle-ci peut être satisfaite : le compte et les données de profil sont supprimés ou anonymisés ; certaines données sont toutefois archivées de manière restreinte pour la seule durée nécessaire au respect des obligations légales et à la gestion d'éventuels litiges (voir ci-dessous), avant suppression définitive.
• Comptes inactifs : suppression ou anonymisation après 3 ans d'inactivité.
• Publications dans les espaces d'échange : à la fin de l'abonnement, le nom, le prénom, la fonction et la ville associés aux publications du membre sont retirés de leur affichage et remplacés par la mention « Membre RH ». Les publications peuvent être conservées aussi longtemps qu'elles demeurent utiles à la continuité et à la compréhension des échanges et que l'espace d'échange concerné est maintenu sur la plateforme. Leur conservation fait l'objet d'un réexamen périodique. Lorsqu'une publication contient dans son texte des éléments permettant encore d'identifier directement ou indirectement son auteur, elle demeure susceptible de constituer une donnée personnelle. Toute demande d'effacement portant sur de tels contenus est examinée conformément à l'article 14 de la présente Politique et à l'article 17 du RGPD.
• Signalements de contenus et notifications de contenus illicites : 12 mois à compter de la clôture de leur traitement, puis suppression, sauf litige en cours.
• Usage de la boîte à outils : les consultations et téléchargements sont conservés sous forme nominative tant que l'abonnement du membre est actif, puis automatiquement anonymisés à la fin de l'abonnement. Les statistiques agrégées, qui ne permettent plus d'identifier un membre, sont conservées sans limitation de durée.
• Replays des ateliers : conservés et accessibles aux membres abonnés pendant 3 ans à compter de la date de la session, puis supprimés. En cas de retrait du consentement d'un participant, les passages le concernant sont retirés ou rendus méconnaissables.
• Preuve des choix relatifs aux replays et des accords de l'exposant : le choix exprimé, sa date, la version du texte présenté et, le cas échéant, la date de retrait sont conservés pendant la durée de mise à disposition du replay ou de l'épisode concerné. Les éléments strictement nécessaires à la preuve du consentement ou de son retrait peuvent ensuite être conservés en archivage intermédiaire, à accès restreint, pendant la durée nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, puis supprimés.
• Enregistrements bruts des Ateliers Flash RH enregistrés : conservés uniquement pendant le temps strictement nécessaire au montage et à sa vérification. Lorsqu'un passage contenant une donnée relevant de l'article 9 du RGPD concernant une personne identifiable a été repéré, Symeora prend les mesures permettant de ne pas le conserver au-delà de ce qui est techniquement nécessaire à son retrait du replay. L'enregistrement brut est supprimé dès que le montage a été vérifié et, en tout état de cause, au plus tard 30 jours après l'atelier.
• Cercles confidentiels : aucun enregistrement audiovisuel, aucune transcription automatique et aucune note éditoriale destinée à la création de contenus publics ou de replays ne sont conservés par Symeora.
• Notes éditoriales relatives aux contenus thématiques ou composites : les notes contenant encore des données personnelles sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire à leur minimisation et à leur transformation. Une fois leur anonymisation vérifiée, les fiches anonymisées peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à leur utilisation éditoriale. Leur caractère anonyme est réexaminé une fois par an.
• Épisodes tirés d'un cas réel : les versions de travail du script contenant encore des données personnelles sont conservées pendant la préparation et la validation du projet, puis supprimées au plus tard 30 jours après la publication de l'épisode ou, si le projet est abandonné, dans les 30 jours suivant cette décision.
• Épisodes du podcast et de la chaîne YouTube : en ligne tant que Symeora les maintient publiés, sous réserve du retrait prévu à l'article 7.
• Prospects : trois ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact actif émanant du prospect.
• Clients et membres (données utilisées à des fins de prospection) : pendant la relation contractuelle, puis trois ans à compter de sa fin.
• Demandes d'exercice des droits : cinq ans à compter de la clôture de la demande ; les justificatifs d'identité éventuellement demandés sont détruits dès la vérification effectuée.
• Facturation et comptabilité : 10 ans (obligation légale).
• Contrats et preuves d'acceptation : pendant la durée de la relation contractuelle, puis cinq ans à compter de sa fin (délai de prescription de droit commun).
• Services gratuits : réponses au diagnostic et résultat calculé : douze mois à compter de la réalisation du diagnostic ; atelier choisi lors d'une inscription à un atelier gratuit : trois mois après la date de l'atelier ; demande du guide gratuit : aucune conservation au-delà de l'envoi. Les coordonnées associées et la fonction relèvent de la durée applicable aux prospects.
• Opposition à la prospection : les informations strictement nécessaires à la prise en compte de l'opposition sont conservées dans une liste d'exclusion pendant trois ans à compter de l'exercice du droit, exclusivement afin de garantir que la personne ne soit pas de nouveau sollicitée.
• Preuves du consentement et de son retrait : pendant la durée d'utilisation du consentement, puis cinq ans à compter de son retrait ou de la fin de la relation, afin de pouvoir démontrer le respect des obligations de Symeora.
• Litiges : pendant la durée du litige, puis jusqu'à l'expiration des voies de recours et des délais de prescription applicables.

Article 13 – Sécurité des données

Symeora met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées (connexion chiffrée HTTPS, mots de passe hachés, contrôle des accès, sauvegardes, double authentification pour l'administration) afin de protéger les données contre la perte, l'altération, la destruction et l'accès non autorisé. Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Article 14 – Droits des personnes concernées

Chaque utilisateur dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité, et du droit de retirer son consentement à tout moment (sans que ce retrait remette en cause la licéité du traitement effectué auparavant). Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime de Symeora, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Lorsque vos données sont traitées à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à justifier d'un motif. Ces droits s'exercent à contact@lesrhduquotidien.fr. Symeora répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande ; ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, la personne concernée en étant alors informée dans le délai initial d'un mois. En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, Symeora peut demander les informations supplémentaires strictement nécessaires pour confirmer son identité.

Article 15 – Cookies

Le dépôt et la gestion des cookies sont décrits dans la Politique de cookies de Symeora, accessible sur le site. Le consentement de l'utilisateur est recueilli, préalablement à tout dépôt, pour les cookies non strictement nécessaires.

Article 16 – Contact relatif à la protection des données

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter le référent « protection des données » de Symeora à contact@lesrhduquotidien.fr.

Article 17 – Réclamation auprès de la CNIL

Tout utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés — www.cnil.fr) s'il estime que ses droits ne sont pas respectés.

Article 18 – Modification

Symeora se réserve le droit de modifier la présente Politique afin de tenir compte des évolutions légales, techniques ou de ses services. La version applicable est celle publiée sur la plateforme à la date de consultation.